Hạch toán tiền đồng phục nhân viên là một công việc quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được chi phí đồng phục và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Hãy cùng May Mặc Nhất Khoa tham khảo cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên chi tiết ngay sau đây.
Vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên?
Hạch toán tiền đồng phục nhân viên là một quy trình quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, và việc này được thực hiện với mục đích chính để quản lý và ghi nhận chi phí liên quan đến trang phục của nhân viên.
Dưới đây là một số lý do quan trọng giải thích vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên:
Quản lý chi phí hiệu quả
Hạch toán tiền đồng phục giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về số tiền đã chi trả cho việc cung cấp trang phục cho nhân viên. Thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn, từ đó đưa ra quyết định thông tin và chiến lược tài chính phù hợp.
Tuân thủ quy định thuế
Thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế. Các chi phí liên quan đến đồng phục có thể được giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng cần phải có chứng từ hợp lệ và đầy đủ.
Kiểm soát nguồn lực
Hạch toán giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn lực và chi phí liên quan đến đồng phục nhân viên. Quản lý có thể đánh giá hiệu suất chi phí, xác định có cần điều chỉnh chiến lược cung ứng hay không, và tối ưu hóa nguồn lực theo thời gian.
Thống kê và báo cáo
Dữ liệu từ quá trình hạch toán được sử dụng để thống kê và tạo báo cáo tài chính. Những thông tin này không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu cho quá trình đánh giá hiệu suất kinh doanh và tạo ra các chiến lược tương lai.
Quản lý tài sản
Đồng phục nhân viên có thể được coi là một loại tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán giúp theo dõi giá trị của tài sản này, cũng như quản lý vấn đề như sửa chữa, bảo dưỡng và tái lợi dụng.
Nguyên tắc trong cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên
Theo khoản 2.7 điều 4 trong Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung thay đổi điều 6 trong Thông tư 78/2015/TT-BTC, có quy định về cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên như sau:
“Trong trường hợp có hóa đơn chứng từ, chi bằng hiện vật sẽ được tính vào toàn bộ chi phí trong lớp học kế toán thuế.
- Nếu dự toán chi bằng tiền, mức chi tiêu không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
- Nếu chi trang phục bằng cả tiền và hiện vật, mức chi tiêu sẽ được áp dụng theo hai trường hợp trên: Hiện vật cần có hóa đơn và chứng từ đầy đủ. Chi bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/năm.”
Vì vậy, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã loại bỏ mức hạn chế 5 triệu đồng/người/năm đối với chi trang phục bằng hiện vật và chỉ áp dụng mức quy định đó đối với chi bằng tiền.
Ví dụ minh họa: Giả sử Công ty ABC đối mặt với các trường hợp chi tiêu đồng phục nhân viên và cách tính thuế TNCN theo giả định như sau:
- Nếu mức chi là 4 triệu đồng, thì mức chi này không được tính vào thuế TNCN.
- Trong trường hợp mức chi tiêu tăng lên 6 triệu đồng/năm, mức tính thuế TNCN tương ứng là: 6 – 5 = 1 triệu đồng (phần tính thuế là 1 triệu đồng).
- Nếu Công ty Kế toán Việt có khoản chi tiền là 7 triệu và chi hiện vật tổng giá trị là 15 triệu đồng, thì khoản tính thuế TNCN được tính là: 7 – 5 = 2 triệu đồng (tính thuế TNCN ở mức 2 triệu đồng), sau khi tính chi phí được trừ, phần chi hiện vật cho nhân viên là 15 triệu đồng.
Như vậy, các trường hợp này giúp minh họa cách tính thuế TNCN theo quy định về chi trang phục cho nhân viên của Công ty Kế toán Việt.
Chứng từ cần thiết khi thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên
Trong cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên, điều quan trọng mà kế toán viên cần chú ý là đảm bảo đầy đủ chứng từ sau đây, nhằm đảm nhận được tính và giảm trừ chi phí này khi thực hiện quyết toán thuế:
Khi trả bằng tiền
Khi có trường hợp chi trả bằng tiền, quy trình cần được thực hiện như sau:
- Lập bảng chi theo quyết định chi trang phục bằng tiền của cấp trên, hoặc theo đơn vị quy định trong thỏa ước lao động tập thể, hoặc theo Hợp đồng lao động được ký kết có quy định về phụ cấp trang phục.
- Tạo danh sách nhân viên nhận tiền trang phục.
- Lập phiếu chi để ghi nhận và xác nhận việc thanh toán chi phí trang phục cho nhân viên.
Khi trả bằng hiện vật
Trong trường hợp chi bằng hiện vật, quy trình thực hiện cần tuân theo các bước sau đây:
- Đưa ra quyết định chi trang phục bằng hiện vật, được ký kết và phê duyệt bởi thủ trưởng đơn vị, hoặc theo quy định trong thỏa ước lao động tập thể, hay Hợp đồng lao động có quy định về phụ cấp trang phục.
- Lập danh sách nhân viên được nhận hiện vật trang phục.
- Xuất phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi từ ngân hàng để ghi nhận và xác nhận việc thanh toán chi phí trang phục.
- Xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ bên cung cấp trang phục.
- Đối với các giao dịch mua bán trang phục, cần có hợp đồng mua bán, báo giá và biên bản giao nhận trang phục từ bên cung cấp.
>> Xem thêm: Mẫu Quyết Định Chi Tiền Đồng Phục Cho Nhân Viên
Trên đây là hướng dẫn cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên chi tiết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện công việc hạch toán một cách chính xác và hiệu quả.