Theo quy định tại khoản 2.7, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, có hiệu lực áp dụng từ quyết toán thuế năm 2015, một số chi phí không được trừ thuế, trong đó có mục “Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm”. Theo đó, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai hình thức chi trang phục cho người lao động theo quy định này và mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên.
Quy định về chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật
Trước khi xem mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên, bạn hãy tìm hiểu về các quy định trang phục cho nhân viên bằng hiện vật.
Quy định
- Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN): Trong trường hợp chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật, toàn bộ chi phí này được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, cũng như có đủ hóa đơn và chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN): Nếu doanh nghiệp chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật, người lao động không phải tính thuế thu nhập cá nhân.
Hồ sơ bao gồm
- Quyết định chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp.
- Danh sách người lao động nhận hiện vật với chữ ký đầy đủ của nhân viên.
- Chứng từ khi mua hàng với nhà cung cấp trang phục:
- Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trang phục.
- Báo giá của nhà cung cấp.
- Biên bản giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Giấy đề nghị thanh toán của người mua hàng.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp trang phục.
Chứng từ thanh toán
- Phiếu chi tiền mặt: Áp dụng khi doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, với điều kiện tổng tiền thanh toán nhỏ hơn 20 triệu đồng.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): Áp dụng khi doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản.
Quy định về chi trang phục cho nhân viên bằng tiền
Quy định
- Quy định Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN):
- Trong trường hợp chi trang phục cho người lao động bằng tiền, chỉ có thể tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN phần chi trang phục dưới 5 triệu đồng/người/năm.
- Phần chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 5 triệu đồng/người/năm không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
- Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN):
- Tương tự như phần TNDN, khi chi trang phục cho người lao động bằng tiền, chỉ không chịu thuế TNCN đối với phần chi trang phục dưới 5 triệu đồng/người/năm.
- Phần chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ phải chịu thuế TNCN.
Hồ sơ bao gồm
- Quyết định chi trang phục cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp.
- Danh sách người lao động nhận hiện vật với chữ ký đầy đủ của người lao động.
Chứng từ thanh toán
- Phiếu chi tiền mặt: Áp dụng khi doanh nghiệp chi bằng tiền mặt.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): Áp dụng khi doanh nghiệp chi bằng chuyển khoản.
Mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên
Dưới đây là bố cục mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên chi tiết:
Phần mở đầu
Phần mở đầu của mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên bao gồm những yếu tố cơ bản và bắt buộc xuất hiện trong văn bản hành chính:
- Đối với phần tên doanh nghiệp: Hãy đảm bảo rằng tên doanh nghiệp được ghi chi tiết và chính xác, phản ánh đúng thông tin trong giấy đăng ký kinh doanh.
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Trình bày thành hai dòng như bình thường, nhưng lùi về phía bên phải để nhường chỗ cho Tên doanh nghiệp. Lưu ý rằng cả Tên doanh nghiệp và Quốc hiệu – Tiêu ngữ sẽ xuất hiện trên cùng một dòng, vì vậy hãy chú ý để tránh lỗi cơ bản.
- Tiêu đề văn bản: Đảm bảo rằng tên văn bản phản ánh đúng mục đích của văn bản, và nội dung tiêu đề được căn giữa và viết in hoa toàn bộ để tạo sự chính xác và chuyên nghiệp.
Phần nội dung chính
Nội dung chính của mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên bao gồm toàn bộ thông tin về quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên mà Ban Giám đốc đã đưa ra. Phần này là trung tâm của văn bản, tập trung hiển thị mọi điều khoản liên quan đến quá trình chi tiền đồng phục. Dưới đây là một ví dụ chi tiết:
Điều 1: Quy định về hỗ trợ tiền trang phục cho nhân viên
Trong Điều này, sẽ có hai mục con quan trọng là Chế độ Hỗ trợ Trang Phục và Chế Độ Hỗ trợ Bảo Hộ Lao Động. Các mục này cần phải đề cập đến các tiêu chí như Đối Tượng Được Hỗ Trợ, Tiêu Chuẩn và Niên Hạn Sử Dụng Đồng Phục. Đồng thời, mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên cần mô tả chi tiết về nguồn kinh phí chi trả cho từng loại trang phục, cũng như thời gian bắt đầu thực hiện quyết định này.
Điều 2: Điều khoản thi hành quyết định
Quyết định này sẽ chính thức có hiệu lực từ thời điểm nào, và ai là đối tượng cần phải tuân thủ và thực hiện theo quyết định. Mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên cần phải rõ ràng về các điều kiện và thời điểm thi hành quyết định để đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ đầy đủ.
Phần kết của quyết định
Chứa chữ ký của Ban Giám đốc để xác nhận tính hợp lệ của quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên. Trong phần này của mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên, thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, là người đứng đầu, sẽ thực hiện chữ ký trực tiếp trên văn bản. Bổ sung vào chữ ký, thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần áp dụng dấu xác nhận, giúp quyết định trở nên chính thức và hợp lệ.
Trên đây là mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên mà Nhất Khoa đã chia sẻ. Hy vọng mẫu quyết định này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong công ty.