Hướng dẫn cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Hạch toán tiền đồng phục nhân viên là một công việc quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được chi phí đồng phục và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Hãy cùng Nhất Khoa Uniform tham khảo cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên chi tiết ngay sau đây.

Vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên?

Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên là một quy trình quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, và việc này được thực hiện với mục đích chính để quản lý và ghi nhận chi phí liên quan đến trang phục của nhân viên. Dưới đây là một số lý do quan trọng giải thích vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên:

• Quản lý chi phí hiệu quả: Hạch toán tiền đồng phục giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về số tiền đã chi trả cho việc cung cấp trang phục cho nhân viên. Thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn, từ đó đưa ra quyết định thông tin và chiến lược tài chính phù hợp.
• Tuân thủ quy định thuế: Thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế. Các chi phí liên quan đến đồng phục có thể được giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng cần phải có chứng từ hợp lệ và đầy đủ.
• Kiểm soát nguồn lực: Việc thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viêngiúp doanh nghiệp theo dõi nguồn lực và chi phí liên quan đến đồng phục nhân viên. Quản lý có thể đánh giá hiệu suất chi phí, xác định có cần điều chỉnh chiến lược cung ứng hay không, và tối ưu hóa nguồn lực theo thời gian.
• Thống kê và báo cáo: Dữ liệu từ quá trình hạch toán được sử dụng để thống kê và tạo báo cáo tài chính. Những thông tin này không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu cho quá trình đánh giá hiệu suất kinh doanh và tạo ra các chiến lược tương lai.
• Quản lý tài sản: Đồng phục nhân viên có thể được coi là một loại tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán giúp theo dõi giá trị của tài sản này, cũng như quản lý vấn đề như sửa chữa, bảo dưỡng và tái lợi dụng.

Nguyên tắc trong cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC

Theo khoản 2.7 điều 4 trong Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung thay đổi điều 6 trong Thông tư 78/2015/TT-BTC, có quy định về cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên như sau:

“Trong trường hợp có hóa đơn chứng từ, chi bằng hiện vật sẽ được tính vào toàn bộ chi phí trong lớp học kế toán thuế.

• Nếu dự toán chi bằng tiền, mức chi tiêu không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
• Nếu chi trang phục bằng cả tiền và hiện vật, mức chi tiêu sẽ được áp dụng theo hai trường hợp: Hiện vật cần có hóa đơn và chứng từ đầy đủ. Chi bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/năm.”

Vì vậy, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã loại bỏ mức hạn chế 5 triệu đồng/người/năm đối với chi trang phục bằng hiện vật và chỉ áp dụng mức quy định đó đối với chi bằng tiền.

Ví dụ minh họa: Giả sử Công ty ABC đối mặt với các trường hợp chi tiêu đồng phục nhân viên và cách tính thuế TNCN theo giả định như sau:

• Nếu mức chi là 4 triệu đồng, thì mức chi này không được tính vào thuế TNCN.
• Trong trường hợp mức chi tiêu tăng lên 6 triệu đồng/năm, mức tính thuế TNCN tương ứng là: 6 – 5 = 1 triệu đồng (phần tính thuế là 1 triệu đồng).
• Nếu Công ty Kế toán Việt có khoản chi tiền là 7 triệu và chi hiện vật tổng giá trị là 15 triệu đồng, thì khoản tính thuế TNCN được tính là: 7 – 5 = 2 triệu đồng (tính thuế TNCN ở mức 2 triệu đồng), sau khi tính chi phí được trừ, phần chi hiện vật cho nhân viên là 15 triệu đồng.

Như vậy, các trường hợp này giúp minh họa cách tính thuế TNCN theo quy định về chi trang phục cho nhân viên của Công ty Kế toán Việt.

Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC

Theo quy định hiện hành, cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên cần tuân thủ một số nguyên tắc để được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp cấp phát đồng phục bằng hiện vật như áo quần, giày nón… cần có hóa đơn tài chính hợp lệ, ghi rõ thông tin đơn vị mua và nội dung sản phẩm.

Trường hợp phát bằng tiền mặt để nhân viên tự mua, tổng chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm và phải có bảng kê chi tiết cùng xác nhận đầy đủ của người nhận. Đồng thời, khoản chi này phải được nêu trong quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động thì mới đủ điều kiện hạch toán. Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí và tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Chứng từ cần thiết khi thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Khi trả bằng tiền

Trong cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên, điều quan trọng mà kế toán viên cần chú ý là đảm bảo đầy đủ chứng từ sau đây, nhằm đảm nhận được tính và giảm trừ chi phí này khi thực hiện quyết toán thuế. Khi có trường hợp chi trả bằng tiền, quy trình cần được thực hiện như sau:

• Lập bảng chi theo quyết định chi trang phục bằng tiền của cấp trên, hoặc theo đơn vị quy định trong thỏa ước lao động tập thể, hoặc theo Hợp đồng lao động được ký kết có quy định về phụ cấp trang phục.
• Tạo danh sách nhân viên nhận tiền trang phục.
• Lập phiếu chi để ghi nhận và xác nhận việc thanh toán chi phí trang phục cho nhân viên.

Khi trả bằng hiện vật

Trong trường hợp chi bằng hiện vật, quy trình thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên cần tuân theo các bước sau đây:

• Đưa ra quyết định chi trang phục bằng hiện vật, được ký kết và phê duyệt bởi thủ trưởng đơn vị, hoặc theo quy định trong thỏa ước lao động tập thể, hay Hợp đồng lao động có quy định về phụ cấp trang phục.
• Lập danh sách nhân viên được nhận hiện vật trang phục.
• Xuất phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi từ ngân hàng để ghi nhận và xác nhận việc thanh toán chi phí trang phục.
• Xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ bên cung cấp trang phục.
• Đối với các giao dịch mua bán trang phục, cần có hợp đồng mua bán, báo giá và biên bản giao nhận trang phục từ bên cung cấp.

Hướng dẫn cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Hạch toán khi doanh nghiệp mua đồng phục và cấp phát cho nhân viên

Khi doanh nghiệp trực tiếp mua áo quần đồng phục và phát cho nhân viên, đây được xem là khoản chi bằng hiện vật. Để được tính vào chi phí hợp lý, cần có hóa đơn tài chính hợp lệ ghi đúng tên công ty và nội dung mua hàng. Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên cụ thể như sau:

Khi mua đồng phục:

• Nợ TK 153/152/156 (Tùy theo tính chất hàng hóa)
  • Có TK 111/112/331 (Tiền mặt, chuyển khoản, hoặc công nợ)

Khi xuất cấp cho nhân viên:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • Có TK 153/152/156

Hạch toán khi doanh nghiệp cấp tiền đồng phục cho nhân viên

Nếu công ty lựa chọn hình thức hỗ trợ bằng tiền để nhân viên tự mua đồng phục, cần lưu ý mức chi không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm, có bảng kê danh sách và xác nhận người nhận đầy đủ. Khoản chi này cũng phải được ghi rõ trong quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động. Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên cho trường hợp này như sau:

• Nợ TK 642
  • Có TK 111/112 (Tùy phương thức thanh toán)

Với hình thức cấp tiền, cần lưu ý rằng cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên chỉ hợp lệ khi có đủ chứng từ và hợp thức hóa trong quy chế công ty để không bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Các câu hỏi thường gặp

Công ty có cần xuất hóa đơn khi phát áo đồng phục cho nhân viên/người lao động không?

Theo quy định hiện hành, việc phát áo đồng phục cho nhân viên bằng hiện vật không yêu cầu công ty phải xuất hóa đơn đầu ra cho người lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào hợp lệ từ nhà cung cấp, ghi đúng thông tin đơn vị mua hàng và nội dung là đồng phục (quần áo, giày nón,…).

Trường hợp đồng phục được coi là tài sản công ty cấp phát nhằm phục vụ công việc và gắn liền với quy chế nội bộ, thì không phát sinh doanh thu và không phải kê khai thuế GTGT đầu ra. Tuy nhiên, chứng từ mua hàng cần được lưu giữ đầy đủ để chứng minh tính hợp lý khi quyết toán.

Việc không cần xuất hóa đơn cho nhân viên giúp đơn giản hóa thủ tục, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các yêu cầu về hóa đơn đầu vào và quy định chi phí hợp lý để tránh bị truy thu thuế sau này.

Khi nào tiền đồng phục bị loại khỏi chi phí hợp lý?

Tiền đồng phục sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi doanh nghiệp vi phạm một trong các nguyên tắc về chứng từ, mức chi hoặc quy định nội bộ. Cụ thể, nếu doanh nghiệp chi tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm mà không có đầy đủ bảng kê, hóa đơn hoặc không thể hiện khoản chi này trong quy chế thì khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không có hóa đơn đầu vào hợp lệ cho hàng hóa là đồng phục, hoặc xuất sai tên đơn vị, thiếu chữ ký người nhận, cũng sẽ không được chấp nhận khi quyết toán thuế. Những thiếu sót này thường xảy ra trong các công ty nhỏ không kiểm soát chặt phần chi phí nhân sự.

Do đó, để đảm bảo cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên được hợp lệ, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lập bảng kê chi tiết và đảm bảo mọi khoản chi đều được quy định rõ trong tài liệu nội bộ doanh nghiệp.

Nhất Khoa Uniform – Đơn vị hỗ trợ làm đồng phục chuyên nghiệp

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tìm một đơn vị cung cấp đồng phục cao cấp, mẫu mã hiện đại và quy trình làm việc rõ ràng, thì Nhất Khoa Uniform chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực may mặc đồng phục, Nhất Khoa không chỉ mang đến sản phẩm chất lượng mà còn hỗ trợ tư vấn thiết kế, chất liệu và phối màu phù hợp với từng ngành nghề, từng mục đích sử dụng.

Đặc biệt, dòng áo polo đồng phục tại Nhất Khoa luôn được ưa chuộng nhờ form dáng chuẩn, chất vải bền đẹp và khả năng ứng dụng cao từ môi trường công sở đến sự kiện ngoài trời. Sản phẩm được may theo tiêu chuẩn riêng cho từng doanh nghiệp, kết hợp kỹ thuật in/thêu logo sắc nét, giúp nâng tầm hình ảnh thương hiệu một cách chuyên nghiệp và đồng bộ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên

Xem thêm:

• Hướng dẫn mẫu quyết định chi tiền đồng phục cho nhân viên
• Thông Tư 26 Quy Định Đồng Phục Học Sinh Gồm Những Gì?
• Tiêu chí lựa chọn đồng phục nhân viên văn phòng đẹp

Việc thực hiện đúng cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí mà còn tránh rủi ro về thuế. Để được tư vấn chi tiết và đặt may đồng phục chuẩn mẫu, hãy liên hệ ngay cho Nhất Khoa Uniform qua hotline 082 345 1195 hoặc truy cập website nkclothing.vn nhé!